La guía real de gastos deducibles para autónomos: Lo que la Agencia Tributaria acepta, lo que duda... y lo que es mejor no intentar

Cuando se inicia una actividad económica, una de las primeras recomendaciones que escuchas es que “muchos gastos se pueden desgravar”. Pero es necesario saber que no todo lo que pagas puede convertirse automáticamente en un gasto deducible.

La Agencia Tributaria funciona con criterios muy concretos basados en las normas tributarias, en particular en la Ley del IRPF y en la Ley de Sociedades. Entenderlos bien es la diferencia entre optimizar tus impuestos con tranquilidad o llevarte un susto en una comprobación de los órganos de gestión o inspección tributaria. 

Vamos a intentar poner claridad en este tema, ya que no todos los gastos de la actividad son deducibles fiscalmente.

LA REGLA BÁSICA 

Antes de hablar de gastos concretos, es necesario conocer las REGLAS FUNDAMENTALES, es decir, las condiciones que debe cumplir un gasto para que la Agencia Tributaria lo considere deducible fiscalmente.

Si una de estas condiciones falla, el gasto simplemente no existe a efectos fiscales. Los requisitos que sí o sí se han de cumplir son los siguientes: 

• El gasto debe estar relacionado con tu actividad: tiene que formar parte del funcionamiento normal de tu negocio. No basta con pagarlo desde tu cuenta profesional. Debe ser necesario para generar ingresos o desarrollar tu actividad. (art. 28.1 LIRPF para quienes tributan en el IRPF en estimación directa; art. 10.3 LIS para el Impuesto sobre Sociedades) 
• Debe existir una factura correcta: la Agencia Tributaria no acepta deducciones basadas en tickets ni en cargos en la cuenta bancaria. Para justificar un gasto necesitas una factura completa, que cumpla todos los requisitos del reglamento de facturación.
• Debe aparecer en tu contabilidad o en tu libro de gastos. 
• Debe imputarse en el momento adecuado: los gastos se deducen cuando se producen, no necesariamente cuando se pagan. Este detalle es importante cuando trabajas con pagos aplazados o facturas de distintos ejercicios. (principio de devengo; art. 11.1 LIS, aplicable por remisión del art. 28.1 LIRPF).

GASTOS QUE LA AGENCIA TRIBUTARIA ACEPTA SIN DISCUSIÓN 

Hay determinados gastos que forman parte del día a día de cualquier negocio y que, cuando están bien documentados, no suelen generar ningún problema. Estos, principalmente son los siguientes: 

• Los consumos propios de la actividad. Si tu negocio necesita materiales, mercancía o materias primas para funcionar, ese gasto es deducible.
• Los sueldos y salarios si tienes empleados. Las nóminas, pagas extra o cualquier otra retribución laboral forman parte directa del coste del negocio. 
• La Seguridad Social. La cuota de autónomos es deducible y también lo son las cotizaciones de los trabajadores si los tienes contratados.
• El alquiler del local o la oficina entra igualmente dentro de los gastos habituales. Lo mismo ocurre con espacios de coworking, determinados contratos de leasing o licencias necesarias para desarrollar la actividad. 
• Los gastos de mantenimiento y reparación. Arreglar un ordenador, reparar maquinaria o mantener en buen estado el espacio de trabajo son gastos deducibles, siempre que se trate de conservación y no de mejoras que aumenten el valor del bien. 
• Los servicios profesionales necesarios de asesoría fiscal, laboral, contable, abogado, informático, diseñador o consultor también puede deducirse si ese servicio está vinculado al negocio. A esto se suman otros gastos habituales como publicidad, seguros, comisiones bancarias o determinados suministros del local donde trabajas. 
• Algunos impuestos pueden deducirse, como el IBI del local o el Impuesto de Actividades Económicas. En cambio, hay otros que nunca lo son: el IVA, el IRPF o las sanciones administrativas no pueden tratarse como gasto. (la no deducibilidad de multas y sanciones se recoge expresamente en el art. 15.c) LIS) 
• Si has financiado tu actividad con préstamos o créditos, los intereses asociados también son deducibles. (art. 16 LIS, con los límites de subcapitalización y operaciones vinculadas que correspondan).

GASTOS QUE MÁS DEBATE GENERAN 

Hay ciertos gastos que muchos autónomos intentan deducir pero que la Agencia Tributaria revisa con especial atención. No porque estén prohibidos, sino porque es más difícil demostrar que realmente pertenecen a la actividad, y la carga de la prueba, es decir, la responsabilidad en su justificación, recae en el contribuyente.

• Uno de los casos más conocidos es el del vehículo. Para poder deducir el coche en el IRPF tendrías que demostrar que se utiliza exclusivamente para el negocio. En la práctica, esto solo suele ser defendible en actividades muy concretas como transporte, taxi o agentes comerciales. (arts. 29.1.b) y 29.2 LIRPF; art. 22.2 RIRPF) En el IVA existe una presunción más flexible y se admite el 50% de las cuotas soportadas de Iva relacionadas con el vehículo. (art. 95.Tres LIVA: presunción de afectación del 50 % salvo prueba en contrario)
• Otro tema clásico es trabajar desde casa. Si utilizas una parte de tu vivienda para la actividad, debes haber comunicado previamente a la Agencia Tributaria qué porcentaje del inmueble está afecto al negocio. Sobre esa proporción pueden deducirse determinados gastos de la vivienda. (art. 29.1.b) LIRPF; comunicación mediante el modelo 036 o 037).
  En los suministros domésticos, como luz, gas o internet, se aplica una fórmula específica que limita la deducción. La deducción máxima equivale al 30 % de la parte proporcional al porcentaje del inmueble afecto a la actividad (art. 30.2.5.ª LIRPF, en la redacción dada por la Ley 6/2017, de 24 de octubre). 
• El teléfono móvil también suele generar dudas. Si tienes una línea dedicada exclusivamente al negocio, no hay problema. Cuando se utiliza la misma línea para uso personal y profesional, la justificación es diabólica. 
• Por último, están los viajes y las dietas. Para que estos gastos sean deducibles deben estar vinculados a un desplazamiento profesional real. Además, deben pagarse con medios electrónicos y contar con factura. (art. 9 RIRPF; el requisito de pago por medios electrónicos fue introducido por la Ley 6/2017, de 24 de octubre). Nuestra recomendación es que junto a la factura que justifique el desplazamiento se guarde el motivo del mismo (reunión de negocios, intervención profesional, etc).

CÓMO EVITAR PROBLEMAS CON TUS GASTOS

Más allá de qué gastos puedes deducir, hay algo que marca la diferencia entre una contabilidad tranquila y una llena de problemas: cómo gestionas la documentación.

1. Pide siempre factura completa. Es el documento que demuestra que el gasto existe y que está vinculado a tu actividad. 
2. Utiliza medios de pago que dejen rastro, como tarjeta o transferencia. El efectivo siempre genera más dudas en una comprobación fiscal. 
3. Registra las facturas en cuanto las recibas. Dejar todo para el final del trimestre suele ser la receta perfecta para olvidos y errores. 
4. Aplica siempre una regla sencilla: si te cuesta explicar por qué un gasto pertenece a tu negocio, probablemente la Agencia Tributaria también tendrá dudas. 

Cuando la contabilidad es ordenada y los gastos están bien justificados, la fiscalidad deja de ser un problema y se convierte simplemente en parte de la gestión normal de cualquier actividad. 

Y ahí es donde una buena planificación fiscal marca la diferencia.